PIM en ERP-systemen: het beste van twee werelden

PIM en ERP: het zijn twee bekende systemen in de B2B. Beide systemen hebben een eigen primaire functie. Daarbij kunnen ze elkaar goed aanvullen. In de ideale situatie wordt een PIM naast een ERP-systeem gebruikt. In dit artikel worden de verschillen tussen beide systemen uitgelegd. Om vervolgens de hamvraag te beantwoorden: hoe zet u beide systemen optimaal in voor uw webshop?

Wat is een ERP-systeem?

Laten we bij de basis beginnen. ERP staat voor enterprise resource planning. De naam zegt het al: het is het een handig informatie- en managementsysteem. Het zorgt namelijk voor de automatische afhandeling van administratieve, logistieke en financiële bedrijfsprocessen. Het is goed in te zetten voor vrijwel elk bedrijf. De grootte of type werkzaamheden van het bedrijf maakt daarbij niet uit. Er zijn dan ook weinig bedrijven die geen gebruik maken van een ERP-systeem. 

Type software

ERP-software is meestal opgebouwd uit standaard softwaremodules. Dit kan worden aangepast naargelang de behoeftes van het bedrijf. Het systeem wordt door verschillende providers aangeboden. Enkele voorbeelden: Exact, Microsoft Dynamics AX en SAP. Het hangt af van de B2B webshop welk type ERP-systeem het meest geschikt is. Hoe complex is deze webshop? Hoeveel informatie moet erin? De prijs van de ERP-software zal van deze factoren afhangen.

Welke informatie?

U kunt veel informatie kwijt in een ERP-systeem. Het is echter niet wenselijk om ook alle data hier in te zetten. De volgende informatie is geschikt voor een ERP-systeem:

• prijzen
• voorraad
• logistiek
• klanten (factureren / orders)

Let op: productinformatie kan óók in het ERP-systeem worden gezet. Het is echter te verkiezen om dit in een PIM-systeem te doen. Hierna wordt uitgelegd waarom dat zo is.

Wat is een PIM-systeem?

PIM is kort voor product information management systeem. Het is een programma dat gebouwd is met marketing als doel. Dit in tegenstelling tot het ERP-systeem. Een ERP is absoluut géén mediagericht systeem! Dit verklaart dan ook de verschillen tussen de twee systemen. 

Het PIM-systeem een aantal handige eigenschappen die voortvloeien uit deze marketingfunctie:

• Data kan efficiënt worden opgeslagen in meerdere formaten.
• Data kan efficiënt worden gedistribueerd naar andere kanalen. Denk aan: third party webshops, partners of dealers, drukkerijen, etc.
• Per merk kunnen meerdere visuele elementen worden toegevoegd, zoals logo’s, tabs of tags, etc.

Single source of truth

Het PIM-systeem vormt de onafhankelijke waarheid voor productinformatie. Ofwel: er is een single source of truth. Dat is essentieel. Het PIM is namelijk de locatie waar alle informatie wordt bijgehouden. Aanpassingen gebeuren ook in dit systeem. Dit houdt het overzichtelijk en maakt het een stuk minder foutgevoelig. Dit is een enorme winst! Zeker voor webshops waar met veel productinformatie gewerkt wordt. 

Welke software?

Ook voor PIM-systemen zijn er verschillende aanbieders op de markt. Als bedrijf moet u rekening houden met de volgende zaken: 

• Kan er een koppeling gemaakt worden met uw webshop? Een veel gebruikte software voor webshops is Magento of WordPress.
• Is het PIM-systeem uitgerust op B2B webshops? B2B e-commerce steekt anders in elkaar dan B2C.
• Welke taalversies zijn er mogelijk? Dit is belangrijk als u websites hebt voor meerdere landen.
• Kan het PIM-systeem worden gedeeld met derde partijen, indien gewenst?

De ideale situatie

Een ERP en een PIM-systeem verschillen dus van elkaar. Dat is helder. Maar hoe past u dat vervolgens toe op uw webshop? Hieronder vindt u welke informatie geschikt is voor welk systeem. 

ERP: de basis

In het ERP-systeem kunt u de volgende informatie kwijt:

• Prijzen
• Klanten (facturen / orders)
• Voorraad
• Logistiek

PIM: de producten

De productinformatie zet u in het PIM-systeem. Met de handige import/export functie zet u deze informatie er zo in. U kunt de informatie op deze manier ook snel bewerken. Deze productinformatie bestaat natuurlijk niet louter uit tekst. U heeft ook productafbeeldingen of video’s. Hier komt het zogenaamde DAM-systeem in het spel. Dit is een beeldbank die gekoppeld is aan de PIM. Wilt u bijvoorbeeld benadrukken dat een product net binnen is? Met de beeldbank kan zo een overlay worden geïmporteerd met het woord ‘nieuw’ erop. 

Data distributors

Tot slot: wat doet u met informatie die bestemd is voor derde partijen? Grote kans namelijk dat u als bedrijf samenwerkt met andere partijen. Denk hierbij aan een vertaal- of marketingbureau. Of aan geselecteerde dealers. Deze data kan worden doorgesluisd via een distributor. Een bekende provider hiervoor is EZ-base. In het PIM-systeem kunt u precies aangeven welke data bestemd is voor welke partij. Dat is wel zo veilig.

Het PIM-systeem 

Een PIM-systeem is essentieel voor uw webshop. Dat is duidelijk. Maar dan wilt u natuurlijk wel het juiste PIM-systeem kiezen. Bent u een B2B-bedrijf? Dan is Greedybean voor u de beste keuze. Dit systeem is volledig op B2B-webshops ingericht. Het is ontwikkeld door specialisten die de wereld van de B2B als geen ander kennen.

Daar houden de voordelen van GreedyBean niet op. Het is ook nog eens laagdrempelig en niet duur. Hoe dat zo kan? Het programma steekt gewoon heel goed in elkaar! En weinig fouten betekenen ook weinig onderhoudskosten. Zo simpel is dat. Ook benieuwd hoe GreedyBean voor uw webshop het verschil kan maken? Vraag vandaag nog een demo aan! Of neem contact op met onze experts.